Objetivos

• Permitir una plataforma de comunicación unificada y altamente segura mediante la consolidación de soluciones puntuales dispares
• Mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados entre los equipos remotos e híbridos

Soluciones

• Implementación de soluciones de consultoría para el lugar de trabajo digital de Unisys, incluida una evaluación de las plataformas de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) para describir las capacidades existentes, alinear los resultados deseados e identificar el ahorro potencial de costes; implementación de Microsoft Teams como una plataforma integral de colaboración y comunicación para la organización

Resultados

• Eliminación de la redundancia de diferentes tecnologías en toda la empresa
• Reducción de los costes de soporte y licencias
• Mayor satisfacción de los empleados al mejorar la productividad y la colaboración

Puntos de datos

• $1M en costes ahorrados anualmente
• 17 000 empleados de Unisys se trasladaron con éxito a Teams en solo seis meses
• El 98 % de los empleados de la empresa utilizan Teams como su única plataforma de colaboración y comunicación

Requisitos: Consolidación de plataformas tecnológicas dispares

La cultura de Unisys fomenta la colaboración entre equipos y unidades de negocio. Hasta hace poco, las reuniones y las llamadas se realizaban en diversas plataformas UCaaS dispares. Una encuesta anual sobre la experiencia de los empleados resaltó que los empleados pasaban demasiado tiempo cambiando entre plataformas para compartir documentos y participar en videoconferencias. El equipo de consultoría de soluciones digitales para el lugar de trabajo (DWS) de Unisys se propuso encontrar una solución para agilizar estos procesos, lo que permitió a los empleados maximizar su productividad.

“Lo primero que noté cuando me incorporé a Unisys fue lo orientada a las personas que es la cultura”, afirma Dave Hamshaw, consultor sénior de soluciones digitales para el lugar de trabajo en Unisys. "Si tienes un problema, siempre hay alguien a quien puedes llamar. Llevar a las personas a una plataforma unificada para una comunicación altamente segura era clave. Por eso elegimos consolidar en Microsoft Teams."

Resolución: Mejora de la productividad al eliminar la redundancia de diferentes tecnologías

Hamshaw y sus consultores se asociaron con el equipo de tecnología de la información corporativa de Unisys para impulsar una estrategia de transformación que incorpore las mejores prácticas de los servicios de consultoría de UCaaS que proporcionan regularmente a los clientes. El equipo conjunto inició el proyecto evaluando las plataformas UCaaS para describir las capacidades existentes, alinear los resultados deseados e identificar los posibles ahorros de costes. Dado que Unisys ya utilizaba Microsoft 365 para el correo electrónico, el almacenamiento de documentos y varios otros procesos, optar por consolidarse en Microsoft Teams como una plataforma integral de colaboración y comunicación fue una forma clara de eliminar la redundancia de diferentes tecnologías en toda la organización, reducir los costes y permitir mejor la productividad de los empleados.

Como parte de su estrategia para garantizar una implementación exitosa, el equipo de implementación de Unisys se centró en cuatro áreas de enfoque de la gestión del cambio organizativo: gamificación, pioneros tecnológicos, apoyo ejecutivo y un portal de formación dedicado para ofrecer sesiones de formación, talleres y recursos en varios idiomas para alinearse con las regiones de los asociados. “Tomamos una decisión consciente desde el principio de tener un lugar dedicado para que las personas accedieran a todo”, afirma Hamshaw del portal de formación. "Creamos un sitio de SharePoint y lo fijamos en Teams, completo con materiales de formación personalizados. Cuando abriste Teams, estaba en la barra lateral. Todo era muy claro y fácil de acceder."

Un elemento fundamental para ayudar a fomentar la adopción de los empleados fue el uso de Microsoft Viva Engage (anteriormente Yammer) para fomentar el diálogo entre compañeros, el apoyo y el intercambio de conocimientos. Conocidos como “pioneros tecnológicos”, un público interno de adoptantes tempranos de la tecnología utilizó la plataforma como un entorno de debate entre pares que sirvió como una alternativa más informal al portal de formación dedicado.

Hamshaw dice: "Viva Engage desempeñó un papel importante en nuestra implementación de Teams. Algunas personas prefieren pedir a sus compañeros soporte de TI, y la plataforma proporcionó una comunidad instantánea para que lo hicieran." También enfatizó la importancia del compromiso ejecutivo, señalando que a los ejecutivos de Unisys les resultó fácil interactuar con Teams. Ayudaron a impulsar la adopción de Teams en toda la empresa al cambiar temprano a la nueva plataforma, animando al resto de la organización a seguir el ritmo. Y, para reforzar los conocimientos sobre la nueva plataforma, el equipo organizó cuestionarios divertidos e interesantes en el portal de formación. El enfoque multifacético ayudó a que la implementación de Teams tuviera éxito con públicos clave en toda la empresa.

Además de mejorar la colaboración y la comunicación de los empleados, Microsoft Teams ofreció nuevas funcionalidades que mejoraron su productividad. “Sabíamos que Teams ofrecía una gran experiencia de chat, reunión y voz”, afirma Hamshaw. “Pero también estamos encantados de aprovechar las funciones adicionales como Microsoft Whiteboard y Microsoft Power Platform para ayudarnos a simplificar aún más nuestra colaboración”.

Consecuencia: Ahorro de $1 millón y aumento de la productividad al consolidarse en Teams

Srini Chaganti, Vicepresidente de Infraestructura - Tecnología de la Información Corporativa en Unisys, formó parte de un grupo interdepartamental que evaluó Teams como una solución potencial. "Fue una elección natural con nuestra inversión existente en la suite de Microsoft 365, que ofrecía una integración perfecta y oportunidades de soporte utilizando un único enfoque de panel de vidrio. Además, al eliminar las capacidades duplicadas y pasar exclusivamente a Teams, pudimos ahorrar aproximadamente $1 millón al año."

Más allá de la simple mejora de la eficiencia de costes, el cambio a Microsoft Teams se alineó con la visión estratégica de la empresa. “En Unisys, queremos asegurarnos de que la tecnología que seleccionamos proporcione una plataforma rentable para que crezcamos el negocio y permita la agilidad que necesitamos para abordar los desafíos futuros”, explica Vasu Iyer, jefe de planificación, compromiso y transformación para la organización de innovación de soluciones de Unisys. “Elegimos Teams porque la colaboración es fundamental para lograr nuestra visión”.

Al analizar la productividad de los asociados, Iyer observó algunos desafíos fundamentales para otras soluciones puntuales. Por ejemplo, cuando los empleados buscaban otras soluciones para videollamadas y llamadas de voz, las plataformas no se sincronizaban con los calendarios de Outlook de los empleados para proporcionar capacidades de presencia precisas. Esto dificultaba el lanzamiento espontáneo de sesiones de colaboración e incluso provocaba frustración.

Al implementar nuevas tecnologías para impulsar el futuro de la empresa, Iyer menciona la importancia de garantizar que los socios y clientes externos se consideren estrechamente como parte de la experiencia. Iyer señala que cuando se trataba de Microsoft Teams, la mayoría de los socios y clientes ya conocía Teams y algunos eran usuarios experimentados, lo que facilitaba el acceso a reuniones colaborativas sobre la marcha. “Ahora estoy trabajando con un socio externo que también utiliza Teams, lo que hace que sea mucho más fácil colaborar y compartir documentos de una manera muy segura”, afirma.

Al evaluar el éxito de la implementación de Teams, Christine Movesian, Directora de Gestión de Programas, Tecnología de la Información Corporativa en Unisys, acredita la naturaleza fluida de la tecnología y el espíritu de trabajo en equipo dentro del equipo de implementación y en todas las unidades de negocio. “Proporcionamos una experiencia de Teams a nuestros empleados en seis meses trabajando juntos como un solo equipo”, afirma. Los actores clave del movimiento se reunieron una vez a la semana o más en Teams para elaborar estrategias y revisar varias áreas de la implementación. “Utilizamos Teams para organizar una implementación centrada en la comunicación, la colaboración y la experiencia de los empleados, lo que fue un gran éxito”, añade Movesian.

Una consideración clave para los ejecutivos de Unisys a la hora de adoptar Teams fue la capacidad de llevar a cabo eventos en directo para reuniones de liderazgo sénior. "La capacidad de llevar a cabo esas reuniones con facilidad y confianza es importante. Esa es una nueva capacidad en comparación con nuestra solución anterior», afirma Movesian. Parte del valor mejorado que Teams ha aportado a Unisys es una serie de funciones específicas de Teams, incluidas Whiteboard, Microsoft Power Platform y varios complementos. “Los equipos han añadido funcionalidades que solo estamos empezando a aprovechar como organización”.

Un aspecto positivo de la implementación de Teams fue la cálida recepción que recibió la tecnología de los empleados que la utilizan a diario. Además de una implementación exitosa, el sentimiento de los empleados respecto a Teams ha sido abrumadoramente positivo.

Jennifer Bazela, Vicepresidenta de Operaciones, Tecnología de la Información Corporativa en Unisys, señala que los comentarios de los asociados siguen siendo una parte clave de la cultura de Unisys. En esa puntuación, Teams ha recibido un considerable reconocimiento. “Hemos centrado este proyecto en una experiencia de 360 grados”, afirma Bazela. "Nos aseguramos de que la gente comprendiera que Teams es mucho más que una herramienta de conferencias y reuniones, y muchos comentarios sobre nuestra encuesta anual de satisfacción de los empleados mostraron aprecio por ella y por nuestra nueva y más consolidada forma de trabajar. En última instancia, cuando nuestros empleados están más felices y pueden hacer su trabajo más fácilmente, también se traduce en una mejor experiencia para nuestros clientes."

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Esta historia de cliente se publicó originalmente en customers.microsoft.com.