Objectifs

• Permettre une plateforme de communication unifiée hautement sécurisée en consolidant des solutions ponctuelles disparates
• Améliorer la productivité et l’efficacité des collaborateurs au sein des équipes à distance et hybrides

Solutions

• Déployer des solutions de conseil en milieu de travail numérique d’Unisys, y compris une évaluation des plateformes de communications unifiées en tant que service (UCaaS) pour définir les capacités existantes, aligner les résultats souhaités et identifier les économies potentielles ; déployer Microsoft Teams en tant que plateforme de collaboration et de communication complète pour l’entreprise

Résultats

• Élimination de la redondance des différentes technologies dans l’entreprise
• Réduction des coûts d’assistance et de licence
• Amélioration de la satisfaction des employés en améliorant la productivité et la collaboration

Points de données

• 1 million $ de coûts économisés chaque année
• 17 000 collaborateurs Unisys ont migré avec succès vers Teams en seulement six mois
• 98 % des collaborateurs de l’entreprise utilisent Teams comme seule plateforme de collaboration et de communication

Problématique : Consolidation de plates-formes technologiques disparates

La culture d’Unisys encourage la collaboration entre les équipes et les unités commerciales. Jusqu’à récemment, les réunions et les appels se faisaient sur différentes plateformes UCaaS. Une enquête annuelle sur l’expérience des employés a révélé que les employés passaient trop de temps à passer d’une plateforme à l’autre pour partager des documents et participer à des visioconférences. L’équipe de conseil en solutions numériques pour l’espace de travail (DWS) d’Unisys s’est mise en quête d’une solution pour rationaliser ces processus, permettant aux collaborateurs de maximiser leur productivité.

« La première chose que j’ai remarquée lorsque j’ai rejoint Unisys était l’orientation humaine de la culture », déclare Dave Hamshaw, consultant principal en solutions numériques pour l’espace de travail chez Unisys. « Si vous avez un problème, il y a toujours quelqu’un que vous pouvez appeler. Il était essentiel d’amener les gens sur une plateforme unifiée pour une communication hautement sécurisée. C’est pourquoi nous avons choisi de consolider sur Microsoft Teams. »

Résolution : Améliorer la productivité en éliminant la redondance des différentes technologies

Hamshaw et ses consultants se sont associés à l’équipe Corporate Information Technology d’Unisys pour mener une stratégie de transformation intégrant les meilleures pratiques des services de conseil UCaaS qu’ils fournissent régulièrement aux clients. L’équipe conjointe a lancé le projet en évaluant les plateformes UCaaS pour définir les capacités existantes, aligner les résultats souhaités et identifier les économies potentielles. Étant donné qu’Unisys utilisait déjà Microsoft 365 pour la messagerie électronique, le stockage de documents et divers autres processus, le choix de la consolidation sur Microsoft Teams en tant que plateforme complète de collaboration et de communication était un moyen clair d’éliminer la redondance des différentes technologies dans l’entreprise, de réduire les coûts et de mieux permettre la productivité des collaborateurs.

Dans le cadre de sa stratégie visant à garantir un déploiement réussi, l’équipe de déploiement d’Unisys s’est concentrée sur quatre domaines prioritaires de la gestion du changement organisationnel : gamification, innovations technologiques, soutien aux cadres et un portail de formation dédié pour dispenser des sessions de formation, des ateliers et des ressources en plusieurs langues afin de s’aligner sur les régions des collaborateurs. « Nous avons pris la décision consciente dès le début d’avoir un endroit dédié pour que les gens aient accès à tout », explique Hamshaw du portail de formation. « Nous avons créé un site SharePoint et l’avons épinglé dans Teams, avec du matériel de formation sur mesure. Lorsque vous avez ouvert Teams, il se trouvait dans la barre latérale. Tout était clair et facile d’accès. »

L’un des éléments essentiels pour encourager l’adoption par les associés était l’utilisation de Microsoft Viva Engage (anciennement Yammer) pour encourager le dialogue entre pairs, le soutien et le partage des connaissances. Connu sous le nom de « pionniers de la technologie », un public interne d’adoptants précoces de la technologie utilisait la plateforme comme un environnement de discussion entre pairs qui servait d’alternative plus informelle au portail de formation dédié.

Hamshaw déclare : « Viva Engage a joué un rôle important dans notre déploiement Teams. Certaines personnes préfèrent demander à leurs pairs une assistance informatique, et la plateforme leur a fourni une communauté instantanée pour le faire. » Il a également souligné l’importance de l’engagement des cadres, en notant que les cadres d’Unisys trouvaient facile d’interagir avec Teams. Ils ont contribué à stimuler l’adoption de Teams à l’échelle de l’entreprise en passant tôt à la nouvelle plateforme, en encourageant le reste de l’organisation à suivre le rythme. Et pour renforcer les connaissances sur la nouvelle plateforme, l’équipe a organisé des quiz amusants et passionnants sur le portail de formation. L’approche multiprongée a contribué au succès du déploiement de Teams auprès de publics clés dans toute l’entreprise.

Outre l’amélioration de la collaboration et de la communication des collaborateurs, Microsoft Teams a fourni de nouvelles fonctionnalités qui ont permis aux collaborateurs d’améliorer leur productivité. « Nous savions que Teams offrait une excellente expérience de chat, de réunion et vocale », explique Hamshaw. « Mais nous sommes également ravis de profiter de fonctionnalités supplémentaires telles que Microsoft Whiteboard et Microsoft Power Platform pour nous aider à simplifier davantage notre collaboration. »

Résultats : Économiser 1 million $ et augmenter la productivité en se consolidant sur Teams

Srini Chaganti, Vice-président Infrastructure – Corporate Information Technology chez Unisys, faisait partie d’un groupe interdépartemental qui a évalué Teams comme une solution potentielle. « C’était un choix naturel avec notre investissement existant dans la suite Microsoft 365, qui offrait des opportunités d’intégration et de support fluides à l’aide d’une approche à panneau unique. De plus, en éliminant les doubles capacités et en passant exclusivement à Teams, nous avons pu économiser environ 1 million $ par an. »

Au-delà de la simple amélioration de la rentabilité, le passage à Microsoft Teams s’est aligné sur la vision stratégique de l’entreprise. « Chez Unisys, nous voulons nous assurer que la technologie que nous sélectionnons fournit une plateforme rentable pour nous permettre de développer l’entreprise et nous donner l’agilité dont nous avons besoin pour relever les défis futurs », explique Vasu Iyer, responsable de la planification, de l’engagement et de la transformation pour l’organisation Solution Innovation chez Unisys. « Nous avons choisi Teams car la collaboration est essentielle à la réalisation de notre vision. »

Lors de l’analyse de la productivité des collaborateurs, Iyer a noté quelques défis fondamentaux pour d’autres solutions ponctuelles. Par exemple, lorsque les associés cherchaient d’autres solutions pour les appels vidéo et vocaux, les plateformes ne se synchronisaient pas avec les calendriers Outlook des associés pour fournir des capacités de présence précises. Cela rendait difficile le lancement spontané de sessions de collaboration et entraînait même de la frustration.

Lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies pour propulser l’avenir de l’entreprise, Iyer cite l’importance de s’assurer que les partenaires et les clients externes sont étroitement pris en compte dans le cadre de l’expérience. Iyer remarque qu’en ce qui concerne Microsoft Teams, la majorité des partenaires et des clients connaissaient déjà Teams et certains étaient des utilisateurs expérimentés, ce qui permet de passer facilement à des réunions collaboratives à la volée. « Je travaille maintenant avec un partenaire externe qui utilise également Teams, ce qui facilite grandement la collaboration et le partage de documents de manière très sécurisée », explique-t-il.

En évaluant la réussite du déploiement de Teams, Christine Movesian, directrice de la gestion des programmes, Corporate Information Technology chez Unisys, reconnaît la nature transparente de la technologie et l’esprit d’équipe au sein de l’équipe de déploiement et entre les unités commerciales. « Nous avons fourni une expérience Teams à nos collaborateurs en six mois en travaillant ensemble comme une seule équipe », explique-t-elle. Les acteurs clés du déménagement se sont rencontrés une fois par semaine ou plus dans Teams pour élaborer une stratégie et faire le point sur les différents domaines du déploiement. « Nous avons utilisé Teams pour organiser un déploiement axé sur la communication, la collaboration et l’expérience des collaborateurs, ce qui a été un énorme succès », ajoute Movesian.

Une considération clé pour les dirigeants d’Unisys dans l’adoption de Teams était la capacité à organiser des événements en direct pour les réunions de direction. « Il est important de pouvoir mener ces réunions facilement et en toute confiance. C’est une nouvelle fonctionnalité par rapport à notre solution précédente », explique Movesian. Une partie de la valeur ajoutée apportée par Teams à Unisys est une série de fonctionnalités spécifiques à Teams, y compris Whiteboard, Microsoft Power Platform et divers modules complémentaires. « Les équipes ont ajouté des fonctionnalités dont nous commençons à tirer parti en tant qu’entreprise. »

Un aspect positif de la mise en œuvre de Teams a été l’accueil chaleureux que la technologie a reçu des collaborateurs qui l’utilisent quotidiennement. Outre un déploiement réussi, le sentiment des collaborateurs à l’égard de Teams a été extrêmement positif.

Jennifer Bazela, vice-présidente des opérations, technologie de l’information d’entreprise chez Unisys, note que le feed-back des employés reste un élément clé de la culture Unisys. Sur ce score, Teams a reçu une appréciation considérable. « Nous avons concentré ce projet sur une expérience à 360 degrés », explique Bazela. « Nous nous sommes assurés que les gens comprenaient que Teams est bien plus qu’un outil de conférence et de réunion, et beaucoup de commentaires sur notre enquête annuelle de satisfaction des employés ont montré de l’appréciation pour cela et pour notre nouvelle méthode de travail plus consolidée. En fin de compte, lorsque nos collaborateurs sont plus heureux et peuvent faire leur travail plus facilement, cela se traduit également par une meilleure expérience pour nos clients. »

Pour découvrir comment Unisys peut vous aider à gérer, optimiser et sécuriser les plateformes de collaboration et de communication, visitez-nous ou contactez-nous dès aujourd’hui.

Contactez-moi !

Télécharger le PDF

Cette histoire de client a été publiée à l’origine sur customers.microsoft.com.