Objetivos

• Permitir uma plataforma de comunicação altamente segura e unificada consolidando soluções de pontos disparates
• Melhorar a produtividade e a eficiência dos associados entre equipes remotas e híbridas

Soluções

• Soluções de Consultoria de Local de Trabalho Digital implantadas da Unisys, incluindo uma avaliação das plataformas de comunicações unificadas como serviço (UCaaS) para descrever as capacidades existentes, alinhar os resultados desejados e identificar possíveis economias de custos; implementou o Microsoft Teams como uma plataforma abrangente de colaboração e comunicação para a organização

Resultados

• Elimine a redundância de diferentes tecnologias em toda a empresa
• Custos reduzidos de suporte e licenças
• Maior satisfação dos associados ao melhorar a produtividade e a colaboração

Pontos de dados

• $1M em custos economizados anualmente
• 17.000 associados da Unisys mudaram com sucesso para o Teams em apenas seis meses
• 98% dos associados da empresa usam o Teams como sua única plataforma de colaboração e comunicação

Requisitos: Consolidação de plataformas de tecnologia disparates

A cultura da Unisys incentiva a colaboração entre equipes e unidades de negócios. Até recentemente, reuniões e chamadas ocorreram em várias plataformas UCaaS diferentes. Uma pesquisa anual sobre a experiência dos funcionários ressaltou que os associados estavam gastando tempo excessivo alternando entre plataformas para compartilhar documentos e participar de videoconferências. A equipe de consultoria de Soluções Digitais para Local de Trabalho (DWS) da Unisys decidiu encontrar uma solução para dinamizar esses processos, permitindo que os associados maximizem sua produtividade.

"A primeira coisa que percebi quando entrei para a Unisys foi como a cultura é orientada para as pessoas", diz Dave Hamshaw, Consultor Sênior de Soluções Digitais para o Local de Trabalho na Unisys. "Se você tiver um problema, há sempre alguém para ligar. A chave era colocar as pessoas em uma plataforma unificada para uma comunicação altamente segura. É por isso que escolhemos consolidar no Microsoft Teams."

Resolução: Melhorar a produtividade eliminando a redundância de diferentes tecnologias

Hamshaw e seus consultores fizeram parceria com a equipe de Tecnologia de Informação Corporativa da Unisys para impulsionar uma estratégia de transformação que incorpora as melhores práticas dos serviços de consultoria UCaaS que fornecem regularmente aos clientes. A equipe conjunta iniciou o projeto avaliando as plataformas UCaaS para descrever as capacidades existentes, alinhar os resultados desejados e identificar possíveis economias de custos. Como a Unisys já usou o Microsoft 365 para e-mail, armazenamento de documentos e vários outros processos, escolher consolidar no Microsoft Teams como uma plataforma abrangente de colaboração e comunicação foi uma maneira clara de eliminar a redundância de diferentes tecnologias em toda a organização, reduzir custos e permitir melhor a produtividade dos associados.

Como parte de sua estratégia para garantir uma implementação bem-sucedida, a equipe de implantação da Unisys se concentrou em quatro áreas de foco do gerenciamento de mudanças organizacionais: gamificação, pioneiros tecnológicos, suporte executivo e um portal de treinamento dedicado para oferecer sessões de treinamento, workshops e recursos em vários idiomas para se alinhar com as regiões dos associados. "Tomamos uma decisão consciente desde o início de ter um lugar dedicado para que as pessoas acessem tudo", diz Hamshaw do portal de treinamento. "Criamos um site SharePoint e o fixamos no Teams, completo com materiais de treinamento personalizados. Quando você abriu o Teams, ele estava na barra lateral. Tudo era muito claro e fácil de acessar."

Um elemento crítico para ajudar a incentivar a adoção dos associados foi o uso do Microsoft Viva Engage (anteriormente Yammer) para promover o diálogo entre colegas, o suporte e o compartilhamento de conhecimento. Conhecidos como "pioneiros da tecnologia", um público interno de primeiros adotadores de tecnologia usou a plataforma como um ambiente de discussão entre pares que serviu como uma alternativa mais informal ao portal de treinamento dedicado.

Hamshaw diz: "O Viva Engage teve um papel importante na implementação do Teams. Algumas pessoas preferem pedir suporte de TI a seus colegas, e a plataforma forneceu uma comunidade instantânea para eles fazerem isso." Ele também enfatizou a importância do engajamento executivo, observando que os executivos da Unisys acharam fácil se envolver com o Teams. Eles ajudaram a impulsionar a adoção do Teams em toda a empresa, mudando cedo para a nova plataforma, incentivando o resto da organização a seguir. E, para reforçar o conhecimento sobre a nova plataforma, a equipe organizou quizzes divertidos e envolventes no portal de treinamento. A abordagem multifacetada ajudou a tornar a implementação do Teams bem-sucedida com públicos-chave em toda a empresa.

Além de melhorar a colaboração e a comunicação dos associados, o Microsoft Teams forneceu novas funcionalidades que os associados acharam que melhoraram sua produtividade. "Sabíamos que o Teams oferecia uma ótima experiência de chat, reunião e voz", diz Hamshaw. "Mas também estamos entusiasmados em aproveitar funcionalidades adicionais como o Microsoft Whiteboard e a Microsoft Power Platform para nos ajudar a simplificar ainda mais a forma como colaboramos."

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Srini Chaganti, Vice-Presidente de Infraestrutura — Tecnologia de Informação Corporativa na Unisys, fez parte de um grupo interdepartamental que avaliou o Teams como uma solução potencial. "Foi uma escolha natural com nosso investimento existente no pacote Microsoft 365, oferecendo oportunidades de integração e suporte perfeitas usando uma única abordagem de painel de vidro. Além disso, ao eliminar recursos duplicados e mudar exclusivamente para o Teams, conseguimos economizar cerca de US$ 1 milhão por ano."

Além de simplesmente melhorar a eficiência de custos, a mudança para o Microsoft Teams alinhada com a visão estratégica da empresa. "Na Unisys, queremos garantir que a tecnologia que selecionamos forneça uma plataforma econômica para permitir o crescimento do negócio e permitir a agilidade de que precisamos para enfrentar desafios futuros", explica Vasu Iyer, Planejamento, Engajamento e Líder de Transformação para a organização de Inovação de Soluções na Unisys. "Escolhemos o Teams porque a colaboração é fundamental para alcançar nossa visão."

Ao analisar a produtividade dos associados, Iyer observou alguns desafios fundamentais para outras soluções pontuais. Por exemplo, quando os associados procuravam outras soluções para chamadas de vídeo e voz, as plataformas não sincronizavam com os calendários do Outlook dos associados para fornecer capacidades de presença precisas. Isso dificultava o lançamento espontâneo de sessões de colaboração e até levou à frustração associada.

Ao implementar nova tecnologia para impulsionar o futuro da empresa, Iyer cita a importância de garantir que parceiros e clientes externos sejam considerados de perto como parte da experiência. Iyer observa que, quando se tratava do Microsoft Teams, a maioria dos parceiros e clientes já estava ciente do Teams e alguns eram usuários experientes, tornando fácil entrar em reuniões colaborativas em movimento. "Agora estou trabalhando com um parceiro externo que também usa o Teams, o que torna muito mais fácil colaborar e compartilhar documentos de maneira altamente segura", diz ele.

Ao avaliar o sucesso da implementação do Teams, Christine Movesian, Diretora de Gerenciamento de Programas, Tecnologia de Informação Corporativa na Unisys, acredita na natureza perfeita da tecnologia e no espírito de trabalho em equipe dentro da equipe de implementação e em todas as unidades de negócios. "Fornecemos uma experiência do Teams aos nossos associados em seis meses, trabalhando juntos como uma equipe", diz ela. Os principais atores da mudança se reuniram uma ou mais vezes por semana no Teams para elaborar estratégias e fazer o check-in em várias áreas da implementação. "Usamos o Teams para organizar uma implementação focada na comunicação, colaboração e experiência de associados, o que foi extremamente bem-sucedido", acrescenta Movesian.

Uma consideração chave para os executivos da Unisys na adoção do Teams foi a capacidade de conduzir eventos ao vivo para reuniões de liderança sênior. "A capacidade de conduzir essas reuniões com facilidade e confiança é importante. Essa é uma nova capacidade em comparação à nossa solução anterior", diz Movesian. Parte do valor aprimorado que o Teams trouxe à Unisys é um conjunto de recursos específicos do Teams, incluindo Whiteboard, Microsoft Power Platform e vários complementos. "As equipes adicionaram funcionalidades que só estamos começando a aproveitar como organização."

Um aspecto positivo da implementação do Teams foi a recepção calorosa que a tecnologia recebeu dos associados que a usam diariamente. Além de uma implementação bem-sucedida, o sentimento dos associados em relação ao Teams tem sido extremamente positivo.

Jennifer Bazela, Vice-Presidente de Operações, Tecnologia de Informação Corporativa na Unisys, observa que o feedback dos associados continua sendo uma parte fundamental da cultura da Unisys. Nessa pontuação, o Teams recebeu um apreço considerável. "Focamos este projeto em uma experiência de 360 graus", diz Bazela. "Certificamo-nos de que as pessoas entendiam que o Teams é muito mais do que uma ferramenta de conferência e reunião, e muitos comentários sobre nossa pesquisa anual de satisfação dos associados mostraram apreço por ele e por nossa nova maneira mais consolidada de trabalhar. Em última análise, quando nossos associados estão mais felizes e podem fazer seu trabalho mais facilmente, isso também se traduz em uma melhor experiência para nossos clientes."

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Esta história de cliente foi originalmente publicada em customers.microsoft.com.